Чтобы понять, просрочил ли покупатель оплату, проверьте непогашенную сумму на выбранную дату и срок оплаты. Долг месячной давности может ещё укладываться в отсрочку. В отчёте проверяйте оба значения и сверяйте их с документами.

Для конкретного примера возьмём отчёт «Задолженность покупателей по срокам долга» в «1С:Бухгалтерии предприятия» 3.0: полный интерфейс, тонкий клиент. Его настройки описаны в официальной инструкции 1С. В источнике не указан полный релиз. Проверьте названия команд в своей версии; в УНФ, УТ и других конфигурациях путь к нужному отчёту будет другим.

Общая задолженность и задержанная оплата

Дебиторская задолженность здесь — сумма, которую покупатель ещё не погасил. Просрочка — та её часть, срок оплаты которой уже прошёл. Возраст долга считают от его появления, а дни просрочки — от даты, к которой покупатель должен был заплатить.

Например, отгрузка произошла 20 августа, оплатить её нужно 5 сентября. На конец 12 сентября непогашенная сумма имеет возраст 23 дня и просрочку 7 дней при обычном календарном подсчёте после даты платежа. Эти показатели отвечают на разные вопросы; одинаковое слово «срок» в заголовке отчёта не делает их взаимозаменяемыми.

До построения отчёта определите организацию, валюту, дату среза и какие расчёты входят в задачу. Суммы в разных валютах нельзя механически складывать. Если анализ идёт в общей валюте, должен быть понятен порядок пересчёта.

Откройте выбранный отчёт

Для указанного интерфейса используйте «Руководителю → Расчёты с покупателями → Задолженность покупателей по срокам долга». Установите дату среза и организацию. Сначала сформируйте общий результат, чтобы увидеть масштаб задолженности, затем переходите к ограничениям по отдельным покупателям.

В «Показать настройки» задайте нужную детализацию, например по договорам, и отбор по покупателю для контрольной проверки. Настройки отчёта позволяют изменять интервалы возраста долга и выводить дополнительную информацию, включая срок оплаты по договору. После каждого изменения сформируйте результат заново.

Посмотрите, от какой даты считаются интервалы в вашем отчёте. «До 7 дней» может означать возраст долга, а не задержку оплаты. В официальном описании эти показатели разделены. Если нужна разбивка именно по дням просрочки, проверьте наличие такого варианта или рассчитайте её отдельно по срокам оплаты.

Проверьте условия оплаты

Сверьте настройки с договором. В выбранной конфигурации есть общий срок оплаты и отдельное условие в договоре, которое имеет приоритет. Важно, чтобы в программе стоял тот срок, о котором действительно договорились с клиентом.

Если вы планируете платежи, проверьте дату оплаты в документе расчётов. Программа могла подставить её автоматически, в том числе из даты самого документа при незаполненных настройках. Такую дату нужно сверить с условиями оплаты.

Не исправляйте сроки задним числом лишь для улучшения отчёта. Изменение должно иметь понятное основание и согласованного ответственного. Для управленческой сверки сохраните, по каким условиям рассчитывалась просрочка на рассматриваемую дату.

Учебный пример на 12 сентября

Ниже отдельный учебный расчёт, все суммы — в рублях. Считаем, что заплатить можно до конца указанного дня, а просрочка начинается на следующий. Условия о рабочих днях, переносах и частичных графиках в этом примере не рассматриваем.

Д-101

  • Долг на дату: 70 000
  • Оплатить до: 05.09.2026
  • Просрочено дней: 7
  • Статус проверки: Просрочка подтверждена условиями примера

Д-102

  • Долг на дату: 50 000
  • Оплатить до: 20.09.2026
  • Просрочено дней: 0
  • Статус проверки: Срок ещё не наступил

Д-103

  • Долг на дату: 40 000
  • Оплатить до: Не установлен
  • Просрочено дней: Не определено
  • Статус проверки: Нужны условия оплаты

Итого покупатели должны 160 000 рублей. Из них 70 000 уже просрочены. По сумме 40 000 срок неизвестен, поэтому её стоит вынести отдельно и поручить сотруднику уточнить условия.

Для своей рабочей таблицы можно, например, выбрать интервалы 1–7, 8–30 и более 30 дней задержки. Д-101 попадёт в первый. Это выбранная шкала для разбора долгов, а не обязательная настройка 1С или оценка самого клиента.

Разберитесь с авансами и частичными оплатами

Покупатель может одновременно иметь долг по одному договору и аванс по другому. Простое вычитание всех авансов из всех долгов скроет проблему, если они не зачтены по соответствующим основаниям. Начните со сверки раздельных сумм и документов расчётов.

Допустим, по Д-101 отгрузили на 100 000 рублей и уже зачли оплату 30 000. Осталось 70 000. Если платёж попал на другое основание или ещё не отражён в базе, сумма в отчёте будет другой. Сначала найдите и сверьте документы, а затем исправляйте ошибку в учёте.

Оплата, поступившая после даты среза, не уменьшает долг на эту дату. Покажите два события отдельно: сколько покупатель был должен на 12 сентября и когда погасил долг. Тогда сегодняшнее состояние расчётов не будет противоречить историческому отчёту.

Сверьте строки с документами

Начните с крупных или спорных сумм. Проверьте отгрузку, проведение, договор, документы оплаты, корректировки и дату включения каждой операции. Уточните, не ограничивает ли роль сотрудника видимость части документов. Сверка нескольких строк помогает отличить проблему настройки от неполных исходных данных.

Итоговый список для работы должен содержать покупателя, основание долга, остаток, подтверждённый срок и ответственного за уточнение. Контактные сведения добавляйте только если они нужны конкретному процессу. При передаче выборки во внешний инструмент сначала сократите раскрываемые данные.

Если стандартной детализации недостаточно, опишите нужные интервалы, правила зачёта и контрольный пример в техническом задании на отчёт. Тогда разработчик сможет оценить задачу без догадок о значении каждого показателя.